Projektkommunikáció menedzsment: Hogyan biztosítható a siker?

Ez a projektkommunikáció-menedzsmentről szóló cikk a projektmenedzsment-keret tíz tudásterületének egyikéről szól. Megvilágítja Önt a különféle folyamatokkal, inputokkal, eszközökkel és outputokkal, amelyek ehhez a tudásterülethez kapcsolódnak.

A PMI felmérési jelentése szerint kiderült, hogy a nem hatékony kommunikáció miatt minden ötödik projekt sikertelen. Annak biztosítására, hogy a a siker egy projektmenedzsernek hatékony projektkommunikációs menedzsmentet kell kidolgoznia. Ebben a Projektkommunikáció-menedzsment cikkben bemutatom Önnek a teljes áttekintést arról, hogy a szisztematikus kommunikáció hogyan jön létre egy projektben, és mik a különféle folyamatok.



Az alábbiakban bemutatom azokat a témákat, amelyekről ebben a projektidő-menedzsment cikkben lesz szó:



rendezési algoritmus c ++

A Projektmenedzsment összes fogalmának elsajátításához nézze meg strukturált programot, ahol a oktatók.

Mi a Projekt Kommunikáció Menedzsment?

Projektkommunikáció menedzsment szerint ,
A projektkommunikáció menedzsment magában foglalja azokat a folyamatokat, amelyek szükségesek a projekt és az érintettek információigényének kielégítéséhez a műtárgyak kidolgozása és a hatékony információcsere elérését célzó tevékenységek végrehajtása révén.

kommunikáció menedzsment - Projekt kommunikáció menedzsment - EdurekaEz a tíz kulcsfontosságú tudásterület egyike, amely megalapozza a Projektmenedzsment keretrendszert, és nagy szerepet játszik abban, hogy az egész projektcsapat ugyanazon az oldalon maradjon. Megfelelő kommunikációkezelés nélkül az egész összeomolhat, mivel a kommunikáció hiánya a különböző folyamatok lebontását eredményezheti. Ez további negatív hatást gyakorolhat a végleges eredményre, és ezáltal sikertelen projektet eredményezhet.



Projektkommunikáció menedzsment különfélefolyamatok, amelyek biztosítják a helyes projektinformációk eljuttatását a megfelelő csapatokhoz és a megfelelő időben. A hatékony kommunikáció segít az egészséges kapcsolat kialakításában a különböző érdekelt felek között, eltérő kulturális és szervezeti háttérrel, szakértői szinttel, érdeklődéssel és perspektívákkal. Mind együttesen befolyásolhatják a projekt végrehajtását és a végterméket.A projektkommunikáció menedzsmentjének teljes folyamata két részből áll:

  1. Az első rész olyan stratégia kidolgozásával foglalkozik, amely hatékony kommunikációs rendszert biztosít az érdekeltek számára.
  2. Az második rész célja a kommunikációs stratégiák megvalósításához szükséges tevékenységek elvégzése.

A projektmenedzser átlagosan a projekt teljes idejének körülbelül 85-90% -át tölti kommunikációval. Így a , a hatékony kommunikációs folyamat fenntartása nagyon fontossá válik. Ehhez a projekt legelején el kell döntenie egy projekt stratégiájáról, és azt a projekt teljes életciklusa alatt követnie kell. Néhány nagyon ajánlott amelyek a hatékony kommunikáció kialakításában segítenek:

  • Erős aktív hallgatás
  • Jártas írás
  • Folyékony beszédkészség
  • Kihallgatás és ötletek feltárása
  • Az elvárások megalapozása és kezelése
  • A csapat motiválása az elkötelezettség fenntartására
  • Útmutató csapat a teljesítmény növeléséhez
  • Konfliktusmegoldó
  • Összefoglaló és megismételhetőség
  • Határozza meg a következő leghatékonyabb lépést

A fent felsorolt ​​készségek mellett a projektmenedzsernek is követnie kell a 5 C kommunikáció, amely elősegíti a megszakítás nélküli és szisztematikus kommunikáció kialakítását a projekt során. Ez az öt C:



Szempontjából , a kommunikáció különféle lehet:

  1. Írott kommunikáció: Ez az egyik legpontosabb kommunikációs forma, amelyet levelező közegen keresztül továbbítanak. Ez további két formára bontható:
    1. Írásbeli hivatalos: Projekt alapokmány, hatókörnyilatkozat, projektterv, WBS, projektállapot, összetett kérdések, szerződéssel kapcsolatos kommunikáció, jegyzetek stb.
    2. Írásbeli informális: e-mail, jegyzetek, levelek, rendszeres kommunikáció a csapattagokkal stb.
  2. Szóbeli kommunikáció: Ez a fajta kommunikáció nagyfokú rugalmasságot jelent a személyes kapcsolattartás útján, a csapat találkozik, telefonál, stb. További két csoportba sorolható:
    1. Szóbeli Formális: Előadások, beszédek, tárgyalások stb.
    2. Informális szóbeli: Beszélgetés a csapattagokkal, projekttalálkozók, tárgyalók, háborús szobák stb.
  3. Nonverbális kommunikáció: Ez a kommunikáció legalapvetőbb formája, és a kommunikáció kb. 55% -a ebben a formában történik. Az ilyen típusú kommunikáció általános példái az arckifejezések, a kézmozdulatok, a beszéd közbeni hangszín stb.

Remélem, hogy most jobban megértette, mi is a projektkommunikáció menedzsmentje. A következő részben arról fogok beszélni, hogy a kommunikáció menedzsment milyen előnyökkel jár egy szervezet számára.

A kommunikáció menedzsment előnyei

  • Elvárások: A projektkommunikációs terv segít meghatározni a kommunikáció módjának és időpontjának szabványait.Ez segíti a menedzsert a projekt ellenőrzésének fenntartásában és annak biztosításában, hogy minden érintett megkapja a szükséges információkat.
  • Következetesség: Megfelelő kommunikációs terv esetén a projektmenedzser következetesebbé válik a projekt tevékenységeinek kezelésében. Ezenkívül irányt ad a csapat tagjainak, amelyet követve következetesen kommunikálhatnak a csapat többi tagjával és az érdekelt felekkel.
  • Termelékenység: A hatékony projektmenedzsment-terv a csapat minden tagját jól tájékoztatja a projekt eseményeiről. Így mindig fel vannak szerelve a szükséges információkkal, ahelyett, hogy megállítanák a munkát és keresnék a hiányzó információkat.
  • Eredmény: Megfelelő és világos kommunikációs csatornát hoz létre a csapat és az érdekeltek között, amely biztosítja a csapat ismeretétpontosan mit akarnak, amire szükségük van és mit várnak az érdekeltek a projekt kimenetétől.
  • Ellenőrzött kommunikáció: A kommunikáció menedzsmentje biztosítja azt is, hogy a megfelelő információkat a megfelelő emberekhez és a megfelelő időben juttassák el. Ez nem hagy teret kétértelműségnek vagy zavartságnak, és zökkenőmentes kommunikációt biztosít.
  • A projektcsapat együttműködése: A jó kommunikáció gyakran jobb együttműködést eredményez a csapat tagjai között, és fokozza az összpontosítást.
  • Hatékony indulási munkamenet: A jól szervezett kommunikációs menedzsmentterv jól indítja a projekteket biztosítja, hogy a projektet és a módszertanokat magas szinten megvitassák és felülvizsgálják. Ha ez biztosított, a csoport tagjai további kommunikációs folyamatokat fejeznek ki és állapodnak meg, amely világos képet ad nekik arról, hogy mi fog következni, és mi a szerepük a projektben.

Projektkommunikációs menedzsment folyamatok

A projektkommunikáció-menedzsment tudásterület a következő három folyamatból áll:

1. Tervezze meg a kommunikáció menedzsmentjét

A Terv Kommunikáció Kezelése a projekt kommunikációs menedzsment tudásterületének kezdeti folyamata. Ebben a folyamatban szisztematikus és hatékony tervet dolgoznak ki a projektkommunikációban részt vevő tevékenységekre. Főként azokat az információkat használja fel, mint az egyes érdekeltek és csapatok igényei, a rendelkezésre álló szervezeti eszközök és a projekt igényei. A tervkommunikáció-menedzsment folyamatát periodikus időközönként végzik az egész . Elsősorban a releváns adatok időben történő bemutatását segíti elő egy dokumentált megközelítés révén, amely hatékony módon tartja érdekelt feleket.

A kommunikáció menedzsmentjének tervei különféle bemeneteket, eszközöket, technikákat és kimeneteket tartalmaznak, amelyeket az alábbi táblázatban felsoroltam:

Bemenetek Eszközök és technikák Kimenetek
  1. Projekt Charta
  2. Projektmenedzsment-terv
    • Erőforrás-gazdálkodási terv
    • Az érdekelt felek bevonásának terve
  3. Projektdokumentumok
    • Követelmények dokumentációja
    • Az érdekeltek nyilvántartása
  4. Vállalati környezeti tényezők
  5. Szervezeti folyamat eszközei
  1. Szakértői ítélet
  2. Kommunikációs követelmények elemzése
  3. Kommunikációs technológia
  4. Kommunikációs modellek
  5. Kommunikációs módszerek
  6. Interperszonális és csapatkészségek
    • Kommunikációs stílusok értékelése
    • Politikai tudatosság
    • Kulturális tudatosság
  7. Adatábrázolás
    • Stakeholder Engagement Assessment Matrix
  8. Találkozók
  1. Kommunikáció menedzsmentTerv
  2. Projektmenedzsment-tervFrissítések
    • Az érdekelt felek bevonásaTerv
  3. Projektdokumentumok frissítései
    • Projekt ütemezése
    • Az érdekeltek nyilvántartása

2. A kommunikáció kezelése

A projektkommunikáció-menedzsment második folyamata a Manage Communications, amelynek célja elsősorban a projektinformációk megfelelő és időben történő összegyűjtése, létrehozása, terjesztése, tárolása, visszakeresése, kezelése, figyelése és végül megsemmisítése. A projekt teljes életciklusa alatt végzik annak érdekében, hogy könnyedén és hatékonyan biztosítsák az információk áramlását a projekt csapatától az érdekelt felekig és fordítva. Ez a folyamat segít a hatékony kommunikáció különböző aspektusainak és a legmegfelelőbbek azonosításában is módszertanok , technológiák és technikák. Ezenkívül lehetővé teszi az egész kommunikációs rendszer rugalmasságát azáltal, hogy helyet biztosít a módszerek és technikák esetleges kiigazításainak. Segítséget nyújt az érdekelt felek változó igényeinek és igényeinek kielégítésében anélkül, hogy megzavarná a kommunikáció áramlását.

Az alábbi táblázatban felsoroltam a kommunikáció kezelése folyamatában részt vevő inputok, eszközök, technikák és outputok teljes listáját:

hogyan kell levágni java-ban
Bemenetek Eszközök és technikák Kimenetek
  1. Projektmenedzsment-terv
    • Erőforrás-gazdálkodási terv
    • KommunikációKezelési terv
    • Az érdekelt felek bevonásaTerv
  2. Projektdokumentumok
    • Változási napló
    • Probléma napló
    • Tanulságok regisztrálása
    • Minőségi jelentés
    • Kockázati jelentés
    • Az érdekeltek nyilvántartása
  3. Munkateljesítmény-jelentések
  4. Vállalati környezeti tényezők
  5. Szervezeti folyamat eszközei
  1. Kommunikációs technológia
  2. Kommunikációs módszerek
  3. Kommunikációs képességek
    • Kommunikációs kompetencia
    • Visszacsatolás
    • Nem verbális
    • Előadások
  4. Projektmenedzsment információs rendszer
  5. Projektjelentés
  6. Interperszonális és csapatkészségek
    • Aktív hallgatás
    • Konfliktus kezelés
    • Kulturális tudatosság
    • Értekezlet-menedzsment
    • Hálózatépítés
    • Politikai tudatosság
  7. Találkozók
  1. Projektkommunikáció
  2. Projektmenedzsment-terv frissítések
    • Kommunikációs menedzsment tervek
    • Az érdekelt felek bevonásának terve
  3. Projektdokumentum frissítések
    • Probléma napló
    • Tanulságok regisztrálása
    • Projekt ütemezése
    • Kockázatnyilvántartás
    • Az érdekeltek nyilvántartása
  4. Szervezeti folyamateszközök frissítései

3. Monitor kommunikáció

A Monitor Communications a kommunikáció-menedzsment tudásterület utolsó folyamata. Ez a folyamat biztosítja, hogy a projekt és az érintett érdekelt felek minden információigényét és követelményét teljesítésével teljesítsék. Végzik az egész és segít az információáramlás optimalizálásában a kommunikáció menedzsment és az érdekelt felek bevonásának terve szerint.

Az alábbi táblázat a projektkommunikáció-menedzsment végső folyamatában részt vevő különféle inputok, eszközök, technikák és outputok listáját tartalmazza:

Bemenetek Eszközök és technikák Kimenetek
  1. Projektmenedzsment-terv
    • Erőforrás-gazdálkodási terv
    • Kommunikáció
      Kezelési terv
    • Az érdekelt felek bevonása
      Terv
  2. Projektdokumentumok
    • Probléma napló
    • Tanulságok regisztrálása
    • Projektkommunikáció
  3. Munkateljesítmény-jelentések
  4. Vállalati környezeti tényezők
  5. Szervezeti folyamat eszközei
  1. Szakértői ítélet
  2. Projektmenedzsment információs rendszer
  3. Adatelemzés
    • Stakeholder Engagement Assessment Matrix
  4. Interperszonális és csapatkészségek
    • Megfigyelés / beszélgetés
  5. Találkozók
  1. A munkavégzéssel kapcsolatos információk
  2. Változtatási kérelmek
  3. Projektmenedzsment-terv frissítések
    • Kommunikációs menedzsment tervek
    • Az érdekelt felek bevonásának terve
  4. Projektdokumentum frissítések
    • Probléma napló
    • Tanulságok regisztrálása
    • Az érdekeltek nyilvántartása

Tehát ez mind a Projekt Kommunikáció Menedzsmentről szólt. Ha többet szeretne megtudni a projektmenedzsment módszertanok vagy ,megnézheted ' is.

Ha relevánsnak találta ezt a „Projektkommunikáció-kezelés” cikket, nézze meg a az Edureka, egy megbízható online tanulási vállalat, amelynek több mint 250 000 elégedett tanulóval rendelkező hálózata elterjedt az egész világon.

Van egy kérdésünk? Kérjük, említse meg a projektkommunikáció-kezeléssel foglalkozó cikk megjegyzés szakaszában, és mi kapcsolatba lépünk Önnel.